Les étapes essentielles pour préparer votre séminaire
Motiver, former, rassembler les équipes, les féliciter, faire le point sur l’activité… un séminaire d’entreprise ne doit pas seulement se focaliser sur l’aspect travail mais doit aussi être un moment convivial qui favorise l’échange, la dynamique de groupe et le partage des bonnes pratiques.
Il doit donc mêler réunions de travail et moments de détente et aucune fausse note ne doit venir ternir le bon déroulement des opérations. C’est la raison pour laquelle l’organisation d’un séminaire n’est pas une sinécure. Voici les étapes essentielles pour bien préparer un séminaire.
Définir vos propres objectifs
Les séminaires se suivent mais ne se ressemblent pas.
Et pour cause, les objectifs se déterminent en fonction de votre cible. Alors, pour déterminer vos propres objectifs, vous devrez observer votre cible et identifier ses besoins afin de lui proposer les meilleures activités pendant le séminaire.
Par exemple, vous remarquez qu’un manque de communication entre les différents services fait perdre beaucoup de temps et provoque des erreurs. Organisez alors un atelier où les services devront coopérer pour résoudre un problème !
Définir les contours du séminaire
En fonction de votre activité, de vos objectifs et toujours de votre cible, il est important de définir les contours du séminaire c’est-à-dire de délimiter sa durer, son emplacement et sa date. L’emplacement joue un rôle crucial dans l’organisation. Il doit être facile d’accès pour tous les invités. Vous devez pouvoir organiser vos réunions simplement et rejoindre facilement le lieu des activités s’il est différent. Il faut également prévoir l’hébergement si le séminaire se déroule sur plusieurs jours.
Annoncer votre séminaire dans les temps
La réussite de votre séminaire peut dépendre de son annonce.
Il faut qu’elle soit lancer suffisamment à l’avance pour que votre cible ait le temps de se préparer. Un retro planning pourrait vous être utile pour planifier toutes les tâches à réaliser avant le jour J.
Sur la forme, l’annonce doit susciter l’intérêt de votre cible. Une bonne accroche, un bon teaser et une belle mise en page devrait faire l’affaire.
Sur le fond, certains éléments sont bien sûr importants (date, durée, lieux, déroulement du séminaire…) mais gardez quelques surprises pour le séminaire.
Assurez-vous !
Avoir quelques solutions alternatives en cas de faux plans n’est pas un luxe. Les plans B peuvent parfois vous sauver la vie. Identifiez les moments qui pourraient ne pas plaire à tous et envisagez un deuxième choix.
Pensez à l’après
Le séminaire ne doit pas rester qu'un seul moment. Alors pour faire durer le plaisir, pourquoi ne pas faire revivre le séminaire à votre cible par le biais d’une vidéo retraçant les moments forts ou d’un album photos ?
N’oubliez-pas non plus de remercier vos participants et de leur envoyer une enquête de satisfaction pour améliorer vos prochains séminaires !
Organisez votre séminaire à Lyon
Le Centre d’Affaires Lyon Monts d’Or est un lieu de choix pour organiser un séminaire à Lyon. Facilement accessible, nos salles de réunion totalement équipées permettent d’accueillir plus de 60 personnes. De plus, nous vous proposons de vous aider dans l’organisation de votre séminaire ou de le prendre en charge complètement.
